Fatturazione elettronica: dal primo gennaio 2019 scatta l’obbligo per tutti, professionisti e aziende private. Sei pronto a raccogliere la sfida della digitalizzazione delle tue fatture?
Phact ti guida passo dopo passo all’emissione e alla ricezione delle fatture digitali. In particolare scopriremo insieme:
La fatturazione elettronica è la sostituzione dei tuoi vecchi documenti cartacei con quelli in digitale. Il fornitore non farà più la fattura sul blocchetto di carta, ma ti invierà un file via PEC, Posta Elettronica Certificata. Anche tu farai lo stesso, con i tuoi clienti: niente più ricevute cartacee, ma solo elettroniche.
La fatturazione elettronica è stata introdotta per la prima volta in Italia, su impulso della Comunità Europea, nel 2008. Finora però era obbligatoria solo in alcuni rapporti di fornitura di prodotti e servizi.
Dal 2014, per fare un esempio, le società che lavorano con la Pubblica Amministrazione sono già obbligate a questo tipo di fatturazione. Da luglio 2018, invece, il nuovo sistema è stato imposto anche a subappaltatori e sub-contraenti.
La fatturazione elettronica riguarderà tutti a partire dal primo gennaio 2019. Oltre questa data, anche la tua azienda dovrà adeguarsi al nuovo sistema, per tutte le operazioni sia di emissione che di ricezione di fatture.
Andiamo adesso nel concreto. Cosa cambia per te, azienda o professionista, dal primo gennaio 2019?
Per farla breve, tutta la montagna di carte che fino a oggi hai emesso, ricevuto e conservato, non ti servirà più a niente. Finora avevi il tuo bel modulo cartaceo precompilato, scrivevi a penna il numero di fattura, la data, la Partita IVA del cliente, i vari articoli e il totale. Staccavi poi il foglietto dal blocco e lo consegnavi a mano al cliente. Lo stesso valeva per i tuoi fornitori, che ripetevano le stesse identiche operazioni.
In un mondo dove abbiamo a portata di clic o touch praticamente tutto, questo modo di fare è diventato rapidamente obsoleto. Oggi possiamo conservare tutto in cloud, inviare file di grosse dimensioni in pochi secondi ed entrare in contatto con aziende di tutto il mondo, dalla Cina al Sud America.
E così anche il sistema di fatturazione cambia. Dal primo gennaio 2019 non sarai più tu a consegnare le fatture a mano. Ci penserà il “postino digitale”.
Ufficialmente si chiama “Sistema di Interscambio”, abbreviato SdI. La sua funzione è quella di mettere in contatto chi emette la fattura con chi la riceve, attraverso i sistemi digitali. In pratica, quando emetti una fattura, non dovrai più inviarla al tuo cliente, ma a questo Sistema. Il programma “legge” poi in automatico la fattura, controlla che non ci siano errori e le invia al tuo cliente, individuato con la Partita IVA o un codice univoco.
Tutto qui: niente più carta, niente più contatti diretti, niente più archiviazione in grossi faldoni.
Sono principalmente tre i vantaggi del nuovo sistema di fatturazione elettronica:
Qui la faccenda si complica un po’. Cerchiamo di capire passo dopo passo di cosa hai bisogno per metterti in regola con il nuovo sistema di fatturazione elettronica.
Trattandosi di un tipo di fatturazione completamente “immateriale”, chi emette una fattura elettronica deve necessariamente avere:
Non è finita qui. Il documento deve essere corredato da una firma digitale, che lo rende ufficiale e autentico. A sua volta, per avere la firma digitale occorre una smart card e farne richiesta agli enti preposti. Dovrai poi inserire nel file la Partita IVA o il codice univoco del cliente per assicurarti che la fattura giunga a destinazione.
Una volta creata, la fattura elettronica va poi inviata al nostro postino digitale, il già citato SdI. In caso contrario, il documento sarà considerato non emesso.
Per trasmettere il file al Sistema hai diverse possibilità a tua disposizione:
Fin qui abbiamo visto solo le azioni necessarie per emettere una fattura. Il processo va ripetuto ogni volta, per ciascuna fattura emessa. E questo dovrà avvenire in pochissimo tempo: a regime, avrai a disposizione solo 24 ore per completare correttamente tutte queste operazioni.
E per ricevere una fattura elettronica? Anche qui è il postino digitale a consegnarti il documento, ma dovrai avere a disposizione un indirizzo Pec al quale ricevere il file. Dovrai inoltre scaricare le fatture, una alla volta, e archiviarle adeguatamente.
Ti è venuto il mal di testa con tutti questi passaggi da tenere a mente? La fatturazione elettronica è una grande opportunità per i vantaggi che offre, ma può creare qualche grattacapo di troppo, se non ti affidi alla giusta soluzione.
Online troverai tanti software che ti permettono di gestire l’emissione o la ricezione delle fatture elettroniche. Solo Phact, però, ti offre una soluzione semplice, integrata e ottimizzata, che in pochi clic rende automatica tutta la gestione delle tue fatture digitali.
Abbiamo per esempio ideato il tasto “Trasmetti”: con un solo clic, il programma firma automaticamente le fatture digitali che devi emettere e le invia al Sistema dell’Agenzia delle Entrate. Non solo: controlla anche gli errori, così da scongiurare eventuali rinvii da parte dello SdI.
Con Phact tutti i passaggi di cui abbiamo parlato finora sono completamente automatizzati. Il nostro software ti aiuta inoltre a rendere più semplice e veloce tutta la gestione aziendale. Phact carica infatti anche le anagrafiche dei fornitori e dei clienti, in maniera automatica; aggiorna il magazzino; crea una prima nota.
Tutto quello che finora hai fatto manualmente, attraverso il data entry, con Phact diventa semplice e automatizzato. Il tutto evitando gli errori materiali: trattandosi di un software, riduce la possibilità di sbagli in buona fede.
In fase di ricezione, poi, il nostro gestionale archivia automaticamente in un unico punto tutte le fatture da pagare. Inoltre, abbiamo creato un modulo per l’esportazione dei file .xml da inviare al tuo commercialista: invece di portargli tutta la documentazione cartacea a mano, basterà un solo clic per aggiornarlo sulla tua contabilità, interamente in formato digitale.
Con un unico software, Phact ti rende la vita più facile.
Abbiamo pensato a due offerte, tarate su misura per le esigenze della tua azienda.
Scopriamole insieme: